Prozessautomatisierung & Firmengedächtnis für Wind- und Solar-Projekte

Ein Repowering- oder Solarpark-Projekt erzeugt Berge an Dokumenten: Gutachten, BImSchG-Antragsordner, Genehmigungsbescheide, Pacht- und Netzverträge, Behördenkorrespondenz. Dieses Wissen liegt verstreut in DMS, Mail-Postfächern und den Köpfen einzelner Mitarbeiter — und geht bei Personalwechsel verloren. Wir bauen daraus ein durchsuchbares, dauerhaftes Firmengedächtnis und automatisieren die dokumentenlastigen Abläufe. Kostet etwa so viel wie die Suche nach der fehlenden Fachkraft — löst das Problem aber dauerhaft, unabhängig vom Arbeitsmarkt.

Was das System für euch übernimmt

Warum das gerade für Wind- und Solar-Projekte passt

Genehmigungsverfahren sind das dokumentenintensivste, was die Branche hat: ein BImSchG-Antrag umfasst schnell mehrere tausend Seiten Gutachten, Pläne und Nachweise. Genau hier entsteht der Engpass — nicht am fachlichen Können, sondern an der schieren Menge zu sichtender Unterlagen. Typische Einsatzfelder:

• Genehmigungsakten — Auflagen, Nebenbestimmungen und Fristen aus Bescheiden automatisch extrahieren und überwachen.
• Gutachten-Bestände — Schall-, Schatten-, Artenschutz- und weitere Gutachten verschlagworten und projektübergreifend vergleichbar machen.
• Verträge — Pacht-, Netzanschluss- und PPA-Verträge mit Laufzeiten und Kündigungsfristen im Blick behalten.
• Portfolio-Betrieb — Wissen über Bestandsanlagen konsolidieren, bevor die Kollegen in Rente gehen, die die Anlagen noch selbst gebaut haben.

Nachträglich Controlling etablieren — eure MVPs sichtbar machen

Viele Ingenieur- und Planungsbüros laufen seit Jahren solide — aus dem Bauch heraus, ohne aktives Controlling. Das Problem zeigt sich erst spät: Niemand weiß genau, welche Projekte, Kunden und Leistungsarten wirklich Geld bringen (die „Most Valuable Player") und welche seit Jahren still mitfinanziert werden. Weil unser System die Projekt-, Zeit- und Vertragsdaten ohnehin erfasst, lässt sich Controlling rückwirkend aufsetzen — ohne monatelange manuelle Datenerfassung.

• MVP-Ranking — profitabelste Projekte, Kunden und Leistungsarten sichtbar; stille Verlustbringer identifiziert.
• Projektmargen & Deckungsbeitrag — je Projekt, nachträglich aus den Ist-Daten rekonstruiert.
• Nachkalkulation (Soll/Ist) — kalkulierte gegen tatsächlich geleistete Stunden.
• Auslastung — je Mitarbeiter und Team, über die Zeit.
• Alles im Entscheider-Hub statt in verstreuten Excel-Inseln.

Hinweis: betriebswirtschaftliches Management-Controlling / Kennzahlen-Transparenz auf Basis eurer eigenen Daten — keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Anfragen priorisieren — ohne Vertriebsinnendienst

Manche Büros haben das gegenteilige Problem: so viele Anfragen, dass unklar ist, welche zuerst bearbeitet werden soll. Der Anfragen-Klassifizierer ordnet jede eingehende Anfrage automatisch in eure Vertriebsmatrix ein — nach euren eigenen Kriterien (Projektgröße, Region, Leistungsart, Dringlichkeit, Passung, Marge-Potenzial). So entsteht eine priorisierte Warteschlange, ohne dass ihr einen Vertriebsinnendienst aufbauen müsst.

Gerade inhabergeführte Büros tragen das Vertriebswissen im Kopf des Inhabers. Der Klassifizierer bildet genau diese Qualifizierungs-Logik ab — die Expertise bleibt erhalten und skaliert, statt am Terminkalender einer einzelnen Person zu hängen. Die Entscheidung, welche Anfrage angenommen wird, bleibt bei euch — das System liefert die Vorsortierung, nicht das Urteil.

Steuern und skalieren — bis ins Ausland

Firmengedächtnis, Controlling und Anfragen-Klassifizierung greifen ineinander: Sie machen die Dienstleistung steuerbar statt personenabhängig — Auslastung, Anfragefluss und Projektwirtschaftlichkeit an einer Stelle. Genau diese Standardisierung ist die Voraussetzung für Expansion ins Ausland: ein einmal abgebildeter Prozess lässt sich auf neue Standorte und Märkte übertragen, ohne dass die Qualität an einzelnen Köpfen hängt.

Für wen

• Projektierer mit mehreren parallelen Genehmigungsverfahren
• Ingenieur- und Planungsbüros, die Gutachten und Anträge in Serie erstellen
• Anlagenbetreiber mit wachsendem Portfolio und Dokumentations-/Audit-Pflichten (ISO 9001)

Wie es abläuft

1. Analyse-Gespräch — wir sehen uns eure Dokumentenlage und Abläufe an (kostenlos, unverbindlich).
2. Pilot — ein abgegrenzter Aktenbestand wird eingelesen; ihr seht das Ergebnis an euren echten Daten.
3. Einrichtung — Anbindung an euer DMS, Rollen/Rechte, Entscheider-Hub, DSGVO-konform.
4. Betrieb — laufende Verarbeitung; Daten bleiben in eurer Hoheit.

Häufige Fragen

Ersetzt das unsere Fachkräfte?

Nein. Es ersetzt die stumpfe, zeitfressende Vorarbeit (Sichten, Sortieren, Extrahieren) und macht Wissen auffindbar. Die fachliche Bewertung und die Freigabe compliance-kritischer Unterlagen bleiben bei euren Fachkräften — sie werden entlastet, nicht ersetzt.

Müssen wir unser DMS wechseln?

Nein. Das System setzt auf das vorhandene Dokumenten-Management auf und erweitert es. Kein Rip-and-Replace.

Wo liegen die Daten?

Die Verarbeitung ist auf DSGVO-Konformität und eure Datenhoheit ausgelegt. Details klären wir im Einrichtungsschritt passend zu eurer IT.

Woher kommen die Durchsatz-Zahlen?

Die genannten Werte (~20.000 Dokumente in ~2 Stunden, ~50 pro Fachkraft/Tag) sind unser eigener Benchmark aus einer Referenzumgebung, keine externe Studie. Die realen Werte hängen von Dokumententyp, Qualität und Prüftiefe ab — deshalb der Pilot mit euren echten Daten.

Ist das Steuerberatung?

Nein. Wir liefern betriebswirtschaftliche Kennzahlen-Transparenz (Management-Controlling) auf Basis eurer eigenen Daten — keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für die steuerliche Bewertung bleibt euer Steuerberater zuständig.

Entscheidet die KI, welche Aufträge wir annehmen?

Nein. Ihr definiert die Vertriebsmatrix; der Klassifizierer sortiert eingehende Anfragen danach vor und priorisiert sie. Die Annahme-Entscheidung trefft ihr — das System spart euch die manuelle Vorsortierung und einen eigenen Vertriebsinnendienst.